Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico (fattura in pdf spedita per e-mail può essere considerata fattura elettronica, mentre una fattura creata in formato digitale e inviata e ricevuta in formato cartaceo non è una fattura elettronica; una fattura stampata, scansionata sottoscritta con firma digitale ricevuta tramite posta elettronica può essere considerata fattura elettronica ai sensi della normativa comunitaria). Circostanza determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee è che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa, ricevuta ed accettata dal destinatario.Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario, anche se l’accettazione o meno, di tale processo non influenza l’emittente. In altri termini, laddove l’emittente trasmetta o metta a disposizione del ricevente una fattura elettronica, anche se quest’ultimo non accetti tale processo, la fattura rimarrà elettronica in capo al primo, con conseguente obbligo di conservazione elettronica.

La fattura cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

Nello specifico, per quanto riguarda i rapporti con la PA, “la fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica e ricevuta dalle amministrazioni solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del SDI. [1]”

Il SDI all’atto di ricezione di una fattura elettronica e una volta superati i controlli previsti per la fattura stessa, provvede a inoltrarla al competente ufficio dell’amministrazione committente, identificato tramite il codice univoco riportato nella fattura. Il SDI rilascia al soggetto che ha inviato la fattura una ricevuta di consegna (in caso di esito positivo) o una notifica di mancata consegna (in caso di esito negativo), ma in nessun caso il Sistema rilascia un documento comprovante il mero ricevimento della fattura da parte dello SDI.

La ricevuta di consegna è sufficiente a provare sia l’emissione della fattura elettronica, sia la ricezione da parte della PA committente. Nel caso di esito negativo, la notifica di mancata consegna è sufficiente a provare la ricezione della fattura da parte del SDI e quindi l’avvenuta trasmissione da parte del soggetto emittente. Da tali elementi la fattura elettronica può darsi per emessa ai sensi dell’art.21 del D.P.R. 633/72, anche a fronte del rilascio da parte del SDI della notifica di mancata consegna[2].

Le amministrazioni identificano i propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche e ne curano l’inserimento nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), consultabili sul sito www.indicepa.gov.it.

Gli operatori economici possono avvalersi di intermediari per la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione della fattura elettronica mantenendo inalterate le responsabilità fiscali dell’ente emittente la fattura nei confronti della PA.

Le amministrazioni alle date di entrata in vigore del Decreto del ministero dell’Economia e delle Finanze 3 aprile 2013 n.55 non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica, per il tramite del SDI e non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico.

Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. Tali attributi possono essere garantiti mediante sistemi di controllo di gestione, mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata dell’emittente, o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati.

Qualora il cedente o prestatore abbia incaricato il proprio cliente o un terzo di emettere per suo conto la fattura, occorre che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente il quale è tenuto ad apporre la propria firma elettronica qualificata o digitale. In ogni caso, occorre annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, dal terzo.

Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica. La fattura elettronica è creata utilizzando il formato .xml, pertanto dovrà essere conservata in questo formato e non in uno diverso; inoltre le fatture verso la PA sono inviate attraverso il SDI o mezzo PEC, che rilasciano delle ricevute di presa in carico e accettazione del sistema di invio. Queste ricevute sono documenti informatici e, anche se non vi è l’obbligo formale di conservazione sostitutiva di tali documenti, si ritiene opportuno conservare le notifiche insieme alla fattura.

• Il Sistema effettua dei controlli formali, ma non controlli nel merito delle stesse. In caso di esito negativo dei controlli effettuati dal sistema, al fornitore è recapitata una notifica di scarto. La fattura non è considerata emessa e non deve essere registrata, ma se nel caso lo fosse, potrà essere prodotta una nota a rilevanza esclusivamente interna a storno della fattura.
• Il sistema non verifica l’assenza dei codici Cig o Cup in quanto non sono informazioni rilevanti a fini fiscali. Tali codici sono obbligatori al fine della tracciabilità dei pagamenti e le amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture che non contengono tali codici. Tuttavia è stato suggerito alle amministrazioni di accettare e registrare comunque le fatture, richiedendo all’operatore l’emissione di una nota di credito per annullare la fattura e l’emissione di un nuovo documento contenente il Cig e/o il Cup.
• Al fornitore viene notificata una ricevuta di consegna quando l’inoltre ha avuto esito positivo.
• Se invece per cause tecniche la consegna al destinatario non è possibile nelle 24 ore il sistema invia una notifica di mancata consegna e procede a contattare l’amministrazione per tentare di risolvere il problema. Trascorsi 10 giorni senza recapitare la fattura, il sistema notifica al fornitore una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura senza possibilità di recapito. Il fornitore, a questo punto, può inoltrare la fattura utilizzando un canale elettronico alternativo.
• La PA può contestare o rifiutare una fattura anche dopo aver ricevuto una notifica di decorrenza dei termini la quale viene trasmessa dal sistema decorsi 15 giorni dal ricevimento della fattura. Durante questi 15 giorni, l’amministrazione ha la facoltà di comunicare l’esito dei controlli interni inviando una notifica di accettazione o di rifiuto. Se la fattura è stata registrata ma sono necessarie variazioni le stesse dovranno essere effettuate attraverso l’annotazione di fatture integrative trasmesse dal fornitore attraverso il SdI.

Nel caso in cui si intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale, numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta.

I documenti informatici devono essere conservati in modo tale che:

• siano rispettate le norme del codice civile, del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
• siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Il processo di conservazione deve essere completato entro la data i cui “termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi[3]” (fattura anno X, il processo di conservazione deve terminare entro 3 mesi dal termine della presentazione della dichiarazione annuale dell’anno X, quindi nell’anno X+1).

In caso di accessi ispezioni e verifiche ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n.663 del 1972 il contribuente, su richiesta dei verificatori sarà tenuto alternativamente:

• ad effettuare la conservazione dei libri e dei registri rilevanti ai fini tributari, oggetto di ispezione documentale, così come risultano aggiornati al momento della verifica, con l’effetto di cristallizzare il contenuto di detti libri e registri, in modo del tutto analogo alla procedura prescritta all’art.52, in base al quale gli organi procedenti, possono eseguirne copie o estratti, possono apporre nelle parti che interessano la propria firma o sigla insieme con la data e il bollo d’ufficio e possono adottare le cautele atte ad impedire l’alterazione o la sottrazione dei libri e dei registri;
• ad effettuare copia cartacea degli stessi documenti.

La stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente da parte del destinatario, rappresentano un comportamento concludente per esprimere l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come elettronica. La stampa rappresenterà copia analogica di documento informatico.

Le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione devono essere conservate elettronicamente e questo vale sia per l’emittente sia per il destinatario che è implicitamente vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica.

La fattura (analogica) è un documento originale non unico, come le ricevute fiscali, gli scontrini, il libro giornale e il libro degli inventari, cioè un documento analogico al cui contenuto è possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi. Alternativamente possiamo definirlo come un documento che: deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la conservazione è obbligatoria per almeno un soggetto; deve essere annotato per legge dal almeno un soggetto in libri e registri obbligatori; il suo contenuto è riprodotto in altri documenti o riproduce quello di altri documenti conservati obbligatoriamente.

Quanto detto è fondamentale per esporre gli obblighi da osservare per la dematerializzazione dei documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari.

La conservazione elettronica dei documenti analogici fiscalmente rilevanti si realizza mediante trasposizione della loro immagine su supporti di memorizzazione, anche non ottici, a condizione che il processo di conservazione adottato garantisca la conformità dei documenti stessi agli originali, nonché la loro leggibilità nel tempo. Il processo di conservazione elettronica dei documenti analogici originali non unici (fatture, libro giornale, libro degli inventari, …) si conclude con l’apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale, inoltre le copie così conservate, hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, assicurata dal responsabile della conservazione, non è espressamente disconosciuta[4]. Tuttavia, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

È possibile distruggere il documento analogico solo una volta completato il processo di conservazione elettronica del documento stesso, ossia, solo dopo che il documento sia stato memorizzato e siano stati apposti dal responsabile della conservazione la firma elettronica qualificata e la marca temporale. Limitatamente ai documenti analogici originali unici, la distruzione degli stessi può avvenire dopo l’apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale.

Nell’eseguire la trasposizione dei documenti si dovrà rispettare l’ordine cronologico e procedere secondo regole uniformi nel medesimo periodo d’imposta, in modo da evitare che vi siano intervalli temporali. Si osserva che la memorizzazione dei documenti analogici può essere limitata ad una o più tipologie di documenti. Ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta. Qualora il contribuente decida nel corso del periodo di imposta di procedere alla conservazione elettronica di alcuni tipi di documenti, dovrà applicare le medesime regole per gli stessi documenti formati o emessi a partire dall’inizio del periodo di imposta.

Il contribuente deve comunicare che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.

Nel Modello UNICO 2015 è stato aggiunto il RIGO RS104, nel quale “va indicato: • il codice 1, qualora il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, abbia conservato in modalità elettronica, almeno un documento rilevante ai fini tributari; • il codice 2, qualora il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, non abbia conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante ai fini tributari (art. 5, comma 1, del d.m. 17 giugno 2014).[5]”

All’articolo 3 – Conservazione sostitutiva di documenti informatici – comma 1, della delibera CNIPA n.11/2004 del 19 febbraio 2004 troviamo enunciato: “Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione sull’insieme dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.[6]”

Il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la facoltà di quest’ultimo di designare un terzo. Il responsabile a sua volta può delegare, in tutto o in parte le sue funzioni a persone che, come specificato nello stesso articolo della delibera, “per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.

In particolare il responsabile della conservazione ha il compito di:

1. attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione;
2. gestire il sistema nel suo complesso e garantire l’accesso alle informazioni;
3. verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati;
4. predisporre le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantire la sua continua integrità;
5. richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento;
6. definire e documentare le procedure da rispettare per l’apposizione della marca temporale;
7. verificare la periodicità non superiore a cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo.”

 

Il riversamento diretto consiste nel trasferimento di un documento già conservato, da un supporto di memorizzazione ad un altro, senza alterare la rappresentazione digitale. Per esempio, si tratta della generazione di copie di sicurezza, previste dal processo di conservazione. Tale processo non è soggetto a prescrizioni formali specifiche, quindi può essere attuato liberamente dal contribuente.

Il riversamento sostitutivo, invece, è un processo che trasferisce un documento, già conservato, da un supporto di memorizzazione ad un altro, modificando la rappresentazione informatica del suo contenuto. Si tratta dell’aggiornamento tecnologico dell’archivio informatico quando non è possibile o conviene mantenere il formato della rappresentazione digitale dei documenti originariamente conservati. Se il processo ha per oggetto un documento informatico sottoscritto da un pubblico ufficiale è prevista l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale.

La delibera CNIPA n.11/2004 del 19 febbraio 2004 ha cessato i suoi effetti nei termini previsti dall’art. 14, commi 2 e 3 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, ed è stato sostituito proprio da quest’ultimo. Il Decreto sancisce delle regole tecniche in materia di conservazione ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale – D. Lgs. 82/2005 introducendo alcune importanti novità in particolare con riferimento agli aspetti tecnici precedentemente definiti dalla Delibera CNIPA del 2004. Più precisamente, le nuove regole per la conservazione dei documenti informatici stabiliscono le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi. Sostituendo le disposizioni della deliberazione CNIPA n. 11/2004, ampliano il concetto di memorizzazione dei documenti informatici su supporti digitali attraverso l’introduzione del “sistema di conservazione”, che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici; prevedono indicazioni di dettaglio raccolte in specifici allegati che definiscono in maniera puntuale il quadro di riferimento dell’attività di conservazione; introducono alcune innovazioni terminologiche; prevedono l’obbligo di adozione del manuale della conservazione. In base alle nuove regole gli oggetti del sistema di conservazione sono definiti pacchetti informativi. Ai sensi dell’art. 4 del D.P.C.M. si distinguono in: pacchetti di versamento (inviati dal produttore al sistema di conservazione); pacchetti di archiviazione (composti dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato IV del decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione); pacchetti di distribuzione (inviati dal sistema di conservazione all’utente in risposta a una sua richiesta o in caso di esibizione all’Autorità richiedente). Le nuove disposizioni prevedono inoltre l’istituzione-definizione di specifici ruoli prevedendone specifiche responsabilità (es. ridefinizione dei compiti del responsabile della conservazione) e l’obbligatorietà dell’adozione di un manuale della conservazione (prevedendo un contenuto minimo del documento). Inoltre, da un punto di vista organizzativo, il D.P.C.M. prevede la possibilità di affidare a terzi la procedura di conservazione elettronica. A tal proposito si ricorda che le pubbliche amministrazioni sono tenute, a differenza dei privati, ad avvalersi in caso di esternalizzazione dei servizi, di conservatori accreditati iscritti all’Albo gestito da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

[1] Decreto del ministero dell’Economia e delle Finanze 3 aprile 2013 n.55.

[2] Circolare n.1 31 marzo 2014 Ministero dell’Economia e delle Finanze – Presidenza del Consiglio dei Ministri.

[3] Art.7, comma 4-ter, D.L. 10 giugno 1994, n.357

[4] Codice dell’amministrazione digitale – D.Lgs. 7-3-2005 n.82, Art.22, comma 3.

[5] Modello UNICO 2015.

[6] Delibera CNIPA n.11/2004 del 19 febbraio 2004 art. 3 – Conservazione sostitutiva di documenti informatici.